Administratie

Administratie

Binnen het administratie stuk, leggen we eigenlijk een soort blauwdruk vast van uw bedrijf. Een aantal zaken zijn eenvoudig, andere zaken vereisen gedegen kennis hoe de samenhang van de verschillende onderdelen in die blauwdruk een rol spelen. De volgende onderdelen worden beheerd binnen de administratie:

• Bedrijf
• Projecten
• Rollen
• Functies
• Domeinen
• Afdelingen
• Gebruikers
• Assets
• Entiteiten

Alvorens te begrijpen hoe de verschillende onderdelen in het systeem gebruikt worden, is het belangrijk te begrijpen wat processen, taken, middelen, personen, rollen, projecten, domeinen en functies zijn en hoe zij samen een geheel vormen.

Een proces is een samenhangend geheel van activiteiten, mensen en middelen, waarmee één of meer producten of diensten worden voortgebracht. Een activiteit kan bestaan uit meerdere handelingen. Bij processen worden rollen gebruikt om aan te geven wie in het proces verantwoordelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden. Een domein beschrijft waar deze activiteiten uitgevoerd worden.

De reden dat rollen worden gebruikt in plaats van functiebeschrijvingen die in de organisatie voorkomen, is dat rollen stabieler zijn. Rollen zijn minder gevoelig voor organisatorische wijzigingen.

Hét verschil tussen een functie en een rol is dat iemand een functie heeft en een rol vervult.

1. Functie: een omschreven pakket aan taken waarvoor een persoon de verantwoordelijkheid krijgt toegewezen. Die functie kan vastliggen in een functie-omschrijving (op het werk) of in de statuten of het huishoudelijk reglement (in een vereniging). Het pakket aan taken kan per situatie verschillen, maar voor een goede uitoefening van de functie moet duidelijk zijn welke verantwoordelijkheden er zijn voor welke taken. Een functiehouder heeft bepaalde taken die toegewezen zijn aan alle personen met dezelfde functie.
2. Rol: samenhangend pakket aan taken die door een of meer personen vervuld kan worden. De term 'rol' is feitelijk een algemene aanduiding die gebruik wordt om aan te kunnen geven wie welke handelingen mag uitvoeren. Een medewerker heeft één organisatorische functie waaraan één of meer rollen kunnen zijn gekoppeld. Iemand die een rol opneemt, maakt zich verantwoordelijk voor een pakket van taken die niet specifiek zijn voor de beklede functie.
3. Taken: de inhoud van een opdracht om bepaalde activiteiten te verrichten.
4. Handeling: alle werkzaamheden die ononderbroken (plaats en tijd) door één rol kunnen worden uitgevoerd, zonder dat overdracht plaatsvindt naar een andere rol, plaats of tijd. Een handeling beschrijft wat er door een rol moet worden uitgevoerd. Handelingen kunnen door een mens of door een geautomatiseerd systeem worden uitgevoerd.
5. Assets (middelen): een systeem, handleiding, sjabloon, formulier, lijst of werkinstructie bij een handeling.
6. Werkinstructie: beschrijft voor een rol in het proces of haar proces-tappen de wijze waarop de handelingen moeten worden uitgevoerd
7. Domein: het gebied (in figuurlijke zin) dat als een geheel beheerd of beheerst wordt