Conformatix Wiki


Release Notes 1.5.8

Conformatix® v1.5.8

(andere Release notes.)

Release datum: 15 juli 2022

Sommige fixes en aanvullende functionaliteiten hebben betrekking op de conformatix risico module en/of multi-site module. Wanneer u deze module nog niet gebruikt, overweeg deze dan en contacteer ons.

Klanten hebben mogelijk perspectieven waar we in onze geplande toekomstige releases niet aan hebben gedacht. Daarom willen we u aanmoedigen om uw toekomstige wensen met ons te communiceren.
Uw verzoeken worden in overweging genomen en als ze nuttig worden bevonden voor de meerderheid van de klanten, zullen we ze plannen voor een toekomstige release.

Nieuwe functionaliteiten

Multi-site Module

We zijn erg trots en verheugd om deze nieuwe module aan te kondigen. Met deze module introduceren we de mogelijkheid om een ​​multi-site omgeving te implementeren.

De multi-site omgeving is handig voor bedrijven met meerdere vestigingen, vestigingen, landen en/of merken maar ook voor bedrijven die een multi-site certificering hebben.
Met de module Muli Site kunnen bedrijven relaties toevoegen tussen bijvoorbeeld hun hoofdkantoor, entiteiten, vestigingen, locaties, merken en/of landen.

Dit stelt u in staat om de compliance-structuur in te richten zoals deze geschikt lijkt voor uw organisatie, zoals bijvoorbeeld een multi-site certificeringsstructuur. Bedrijven kunnen nu bij uitzondering regeren, omdat processen die zijn afgeleid van de wereldwijde reikwijdte op basis van normen of wetgeving, kunnen worden gestructureerd op basis van lokale behoeften.

De Multi-site module is een betaalde module net als de Risk module en de licentie moet worden aangeschaft voordat u de opties kunt zien en gebruiken.

Zie hieronder een vereenvoudigd diagramvoorbeeld hoe deze nieuwe multi-site module kan worden gebruikt.
Uiteraard reikt de structuur verder dan dit diagram en ook tot in de kernstructuur van de applicatie.

1.) Beheer > Locaties

De nieuwe locaties vind je onder het administratiemenu. Locaties kunnen worden toegevoegd aan entiteiten en entiteiten kunnen aan uw bedrijf worden toegevoegd. Het doel is om een proces-entiteit relatie te hebben waarbij het mogelijk wordt om de audit planning en frequenties per locatie toe te wijzen. Entiteiten en locaties kunnen van alles zijn. Omdat het een vrij tekstveld is en een beschrijvingsveld heeft, is het aan u om aan te geven welk doel de entiteit of locatie heeft voor uw behoefte.

Het huidige locatieveld in het gebruikersgedeelte wordt vervangen door de nieuwe vervolgkeuzelijst "Locaties". Huidige gebruikerslocatiewaarden worden automatisch toegevoegd aan uw bedrijf als onderdeel van de migratie om achterwaartse compatibiliteit te behouden. Wel raden we aan om de locaties na de update te bekijken om er zeker van te zijn dat ze nog steeds logisch zijn voor uw organisatie.

Opmerking: Als een locatie eenmaal als relatie is gebruikt, kan deze niet zondermeer worden verwijderd. U dient eerst de relaties te verwijderen in de delen waar deze wordt gebruikt (entiteiten, processen, problemen, audits etc.).

2.) Beheer > Dropdowns > Entiteit categorieën

We hebben een knop toe gevoegd aan een entiteit categorie. De schakelaar "Bedrijfsentiteit" in een entiteit categorie wordt gebruikt om een entiteit te categoriseren. Zodra bij een entiteit de categorie gekozen wordt waarbij deze schakelaar is aangezet, zal de entiteit beschikbaar zijn om te gebruiken in een multi-site relatie.

Zodra een entiteit de categorie stakeholder heeft met deze vlag ingeschakeld, wordt deze entiteit voortaan in de meerkeuzelijst entiteit-relaties bij uw bedrijf weergegeven. (Zoals dochterondernemingen/filialen/landen etc. zie 4)

3.) Beheer > Entiteiten

Binnen een entiteit kunt u nu een of meer locaties selecteren en verwijderen uit de lijst met locaties die is gemaakt bij Beheer > Locaties

Zorg ervoor dat u de "categorie van belanghebbenden" instelt op de categorie die u hebt gemaakt en gemarkeerd als "Bedrijfsentiteit" als de entiteit op bedrijfsniveau moet worden gebruikt om de relatie te creëren.

4.) Beheer > Bedrijf

Er is een knop toegevoegd bij het hoofdbedrijf om bedrijf-entiteit relatie(s) te creëren. Indien ingeschakeld heeft uw bedrijf de mogelijkheid om een of meer entiteiten te selecteren. De entiteiten kunnen worden beheerd in Beheer > Entiteiten. U kunt hier entiteiten aan uw bedrijf toevoegen die bijvoorbeeld "onderdeel" zijn van de bedrijfsgroep. Alleen die entiteiten met de juiste stakeholdercategorie worden vermeld in de vervolgkeuzelijst met meerdere selecties.

5.) Processen

Standaard dient een procesauditfrequentie en startdatum per proces te worden ingesteld. De multi-site module stelt u in staat om de auditfrequentie per locatie in te stellen.

Wanneer een entiteit locaties heeft en de schakelaar "Auditfrequentie per locatie instellen" is ingeschakeld, moet aan elke locatie de frequentie en de startdatum worden opgegeven.

Deze optie verplicht u om de frequentie en startdatum van de audit per locatie voor die entiteit in te stellen.

Als u de optie niet inschakelt, is de auditfrequentie globaal voor dat proces en worden de locaties genegeerd.

6.) Audit > Planning

Indien u een proces heeft waarbij de auditfrequentie en startdatum per locatie(s) zijn vastgelegd, zullen deze worden weergegeven in de auditplanning. Elke locatie krijgt een regel per proces.

In het geval u een proces heeft waarbij een entiteit is geselecteerd maar de auditfrequentie niet is ingesteld op de locatie(s), wordt de auditplanning zoals voorheen ingesteld op procesniveau.

7.) Audit registreren

Met de nieuwe module is het nu mogelijk om een audit ook op locatieniveau te registreren.

Wanneer u een audit uit het proces registreert, worden de entiteit en locaties, indien aanwezig, naar het auditregistratievenster gebracht. In het geval dat een entiteit meerdere locaties heeft gekoppeld, kunt u andere locaties selecteren.

8.) Issue registreren

Net als bij de registratie van een audit, kunt u bij het maken van een issue ook een entiteit kiezen. Als een entiteit een of meer locaties heeft, moet u een locatie selecteren. De gekozen opties zullen worden opgeslagen bij het issue. Mocht het voorkomen dat een relatie entiteit-locaties is gewijzigd zal dit vooralsnog geen oinvloed hebben op het bestaande issue. Daar zal de locatie weergegeven worden uit de eeerder gemaakte keuze in het issue.

9.) Locatie in schermen en rapporten

De locaties laten zien wanneer de multi-site module actief is op meerdere locaties en grids:

  • Proces (als entiteit is geselecteerd en auditfrequentie op locaties is ingeschakeld)
  • Processen > Auditgeschiedenis
  • Audit > Geschiedenis > Audit-items
  • Issues > Beheren
  • Rapportages > Issues
  • Rapportages > Auditrapport (ook in de geëxporteerde bestanden)
  • Beheer > Locaties
  • Beheer > Entiteit > Bewerken & bekijken

Verbeteringen

Beheer > Bedrijf

We hebben de bedrijfsconfiguratiepagina gewijzigd voor het bewerken van de aanmeldingsinstellingen. De oude knop om deze instellingen te bewerken is verwijderd en veranderd in een tabblad, net als beveiliging.

Naleving en dashboard

De routine om zowel het nalevingsscherm als dat op het dashboard bij te werken, is bijgewerkt. De nieuwe routine laadt alle afhankelijkheden uit de db en controleert op wijzigingen. Alleen dan wordt het bijgewerkt, zodat het een stuk sneller wordt en niet meer veel geheugen gebruikt bij elke update.

Risico's > Behandelplanning > Eigenaar toewijzen

Er wordt nu een e-mail naar de toegewezen persoon verzonden, evenals een melding in de app (bel rechtsboven)

Bugfixes

  • We hebben een probleem opgelost waarbij de gebruiker uitlogde op een verkeerde pagina;
  • We hebben een probleem opgelost waarbij de standaard reset-e-mailsjabloon werd gebruikt;
  • We hebben een probleem opgelost met betrekking tot de zoekopdracht;
  • We hebben enkele vertalingen gerepareerd;
  • We hebben een inconsistente weergave van datumnotaties gerepareerd;
  • We hebben enkele problemen opgelost met betrekking tot sorteren, filters en selectievakjes;
  • We hebben een probleem opgelost in het systeemvak. Een bijgewerkte link naar een gewijzigd/verwijderd item komt nu op het dashboard terecht;
  • We hebben een probleem opgelost waarbij uitloggen ertoe kon leiden dat de gebruiker op een 404-pagina terechtkwam;
  • We hebben een probleem opgelost in Insights - Compliance-overzicht;
  • We hebben een probleem opgelost in de auditplanning, niet-gepubliceerde processen mogen geen auditplanning genereren.

➤